GARAGE-XP

Garage XP

Disponible
Prix: 990,00 €
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Garage XP

990,00 €

Gérez toute l’activité commerciale de votre garage ou magasin avec un seul logiciel.

Devis, Facturation, Parc de véhicules, Relation client, Courrier, Mailing, Achats, stocks…

Gérez toute l’activité commerciale de votre garage ou magasin avec un seul logiciel.

Devis, Facturation, Parc de véhicules, Relation client, Courrier, Mailing, Achats, stocks…

Garage-xp, LE LOGICIEL QUI FERA TOURNER VOTRE GARAGE.

Vente d’articles ou de prestations

Calcul des prix HT ou TTC
Gestion des stocks, réapprovisionnement et inventaire
Calcul du prix de vente selon la marge ou à un prix fixe
Edition du catalogue et des étiquettes articles,…
Gestion des clients, leurs véhicules et les fournisseurs.
Devis, commande, acomptes, factures, avoirs, O.R…
Gestion du courrier et des mailings
Gestion des encours et des règlements
Fixez vos objectifs des ventes pour chaque mois
Gestion pointue du courrier et des mailings
Devis et facturation aussi simple qu’ un tableur
Factures multi échéances
Envoi de devis, commandes, factures… par email
Gestion des encours et des règlements
Fixez vos objectifs de vente

VERS UNE ORGANISATION PLUS EFFICACE

Tous les devis, les commandes, les factures, avoirs, O.R … s’effectuent dans le même écran
Fiche véhicule détaillée avec toutes les options possibles: marque, modèle, version…

OUTILS

Agenda planning des travaux à effectuer pendant les 3 jours
Personnalisation des documents type, fichiers,…
Transférez d’un simple clic vos devis, en bon de commande
ou en facture… tout est repris automatiquement !
Import du fichiers articles ou de tarifs fournisseurs
Import des fichiers clients existants
Récupérez vos données dans Excel, Word et Xml.

NOUVEAUTE

Gestion des cartes clients de fidélité

Documentation utilisateur de Garage XP

Garage Xp est un logiciel Multi-Utilisateurs et fonctionne en réseau sur plusieurs postes.

Conçu pour les garagiste, les magasins, les ateliers, ou tout métier qui intervient sur un objet du client (Véhicule, moto, Appareil, Banteau, Avion, .

Garage-XP prend en charge toute l'activité commerciale de votre garage ou votre magasin.

Gestion du stock des pièces détachées et du parc des voitures et des motos en vente.

Gestion des clients et leurs véhicules avec leurs historiques.

Devis muni d’un suivi des travaux à effectuer (Peuvent être cochés par les Mécaniciens sur un autre ordinateur en réseau).

Gestion des rappels de véhicules et motos pour contrôle, révision, .

Statistiques des ventes et des achats (Tableaux et graphiques) Garage-XP Le programme qui fera tourner votre société

Consultation des règlements clients et fournisseurs

Gestion des Fournisseurs, leurs commandes et factures

Ecran principal – C’est l’écran qui s’affiche quand vous lancer Garage-XP.

Les fiches clients et leurs véhicules Les devis et commandes et Factures clients avec suivi des travaux Les articles :

Pièces, Main d’ouvre, véhicules en dépôt de vente, .

Les Fournisseurs, leurs commandes et factures Un ou plusieurs parcs de véhicules avec toutes leurs caractéristiques Statistiques et transfert à la comptabilité ciel, ebp, sage, .

Configuration nécessaire Garage-xp fonctionne sur tous les ordinateurs dont la puissance est supérieure ou égale à 500MHZ.

N’importe quelle imprimante jet d’encre ou matricielle.

Windows 95, Windows 98, Windows 200, Windows Me, Windows NT et Windows XP

Installation en monoposte Lancer le fichier Wincar_instal.

exe que vous avez téléchargé, ou à partir du cdrom.

Choisissez la langue, puis suivez les instructions 3.

Ordinateurs reliés en réseau (Poste1 Poste2 et Poste3).

On décide lequel des 3 sera le serveur (Celui qui garde les données) On prend par exemple le poste 1 comme serveur (les autres dans ce cas sont appelés clients).

Avec l'explorateur de Windows, clic droit sur le répertoire de Garage-XP, puis Propriétés.

Ensuite Cochez "Partage complet", attention en Windows XP, n'oublier pas de cocher l'autorisation de modification des fichiers Sur les autres postes :

Paramètres, puis le bouton Parcourir, sélectionnez le répertoire Garage-xp\Cap1_soc du serveur(Poste1) ===>

Une fois l’installation de Garage-XP terminée cet écran s’affiche

Pour continuer à tester Garage-XP, Cliquez sur le bouton gris, en bas, ou alors sur le bouton Fermer.

Pour passer votre commande, cliquez sur le bouton Tarif, remplissez le bon puis envoyez le avec le règlement à l’adresse indiquée dessus.

Il suffit de mettre 3 zéros dans le code et 4 zéros dans le mot de passe puis valider

FONCTIONNEMENT DU MENU PRINCIPALE (Menu verticale à gauche) Le menu vertical, composé de 11 parties, vous permet de faire toutes les opérations possibles.

Les 3 tableau (A), (B) et (C) pour consulter les commandes à effectuer (Véhicules à préparer) pour jour j, j+1 et j+2.

On peut ouvrir directement une commande par double-clic.

Le tableau D permet de visualiser le contenu de la commande sélectionnée dans (A), (B) ou (C) Le tableau E permet de visualiser les véhicules à rappeler pour contrôle, révision, .

Permet d’effectuer toutes les opérations liées à un article (Création, modification, stock, .

Permet d’effectuer toutes les opérations liées à un client (devis, commande, factures, règlement, .

Permet d’accéder directement aux véhicules des clients ainsi que gérer un parc dépôt de vente.

Permet d’effectuer toutes les opérations liées à un fournisseur (devis, commande, factures, règlement, .

Permet de gérer le courrier et les mailings des clients et des fournisseur Permet de consulter les livres comptables, ainsi que leur transfert vers votre logiciel de comptabilité Permet d’effectuer des statistiques des ventes et des achats.

Permet d’éditer des étiquettes clients et des cartes de visites pour vos collaborateurs.

Permet d’importer et d’exporter des données de/ou vers d’autres logiciels :

C’est ce que vous aller faire en premier, et avant tout

Paramétrages Pour accéder aux paramètres de Garage-XP, cliquez sur le bouton Paramètres.

L’écran se compose de 7 plans associés aux 7 boutons :

Pour passer d’un plan à un autre, il suffit de cliquer sur un des 7 boutons.

Le bouton imprimante sert pour changer l’imprimante.

Le tableau ci-dessus contient les utilisateurs autorisés à lancer Garage-XP.

Chacun d’entre eux possède un code et un mot de passe, obligatoires pour le lancement.

Quand vous lancer Garage-XP pour la 1ère fois, il vous crée un utilisateur par défaut nommé SUPERVISEUR, avec 000 pour code et 0000 pour le passe.

Sur la dernière ligne du tableau, saisir Pour créer d’autres utilisateurs, cliquez sur le petit bouton Code (initiales de l’utilisateur par exemple), nom, prénom, Type (Superviseur=Peut tout faire, Utilisateur= Peut tout faire sauf Paramétrage et les suppressions) et le mot de passe.

Si vous avez une image qui représente votre logo, vous pouvez la sélectionner avec le bouton ?

Cet écran vous permet aussi d’imprimer de magnifiques étiquettes .

Saisissez la devise de votre pays (En haut à droite) Choisissez de facturer en HT ou en TTC Cliquez sur les 2 boutons :

A chaque fois que vous faites des modifications, N’oubliez pas d’enregistrer Avec le bouton Enregistrer.

Par fois, vous pouvez avoir besoin d’imprimer votre RIB sur les devis et factures en cas de règlement par virement.

Le tableau de gauche contient les familles d’articles que vous allez utiliser dans vos devis et factures.

A l’installation, les familles les plus utilisées ont été ajoutées automatiquement.

Pour ajouter une famille, il suffit de double-cliquer sur la dernière ligne vide du tableau, puis saisir son code et son libellé.

Le tableau de droite contient les modèles Véhicules, motos, ou autres.

En cliquant Livraison/Echéance Cette écran permet gérer la liste des mode de livraison et des échéances si besoin

En cliquant comptes comptables Cet écran vous permet de personnaliser les taxes selon la fiscalité de votre pays.

Les comptes comptables ci-dessous sont celles pratiqués en France.

Pour les autres pays, il faut tout supprimer et enregistrer les vôtres.

Dans tous les cas, il faut laisser la première taxe 0 toujours égale à zéro.

Vous pouvez personnaliser les libellés et le pourcentage des autres taxes en entrant directement dans leurs champs.

Pour accéder aux articles cliquez sur le bouton Produits-Services.

Chaque catégorie des articles a une couleur différente, les pièces par exemple sont en vert.

Pour chercher des pièces ou une catégorie, utiliser les champs de recherche, puis Le bouton Go associé.

Pour afficher tous les articles, cliquez sur Affiche Tout, à gauche.

Pour ajouter une fiche article, cliquer sur le bouton Menu puis sur Nouveau, ensuite saisir :

Référence, Libellé, la TVA, le prix de vente, famille Pour consulter et/ou modifier un article, il suffit de double-cliquer sur sa ligne dans le tableau.

Pour supprimer un article, sélectionnez sa ligne dans le tableau, puis cliquer sur le bouton Menu-Supprime Pour afficher les articles dont le stock est géré, cliquer sur Afficher-Stock Pour Imprimer le tableau, cliquez sur le bouton Menu-Imprime Rappel :

Le chiffre 56519 entouré en vert est le nombre d’articles trouvés.

Bien évidemment, tous ces articles n’ont pas été saisies un par un, mais plutôt importer dans la partie import/Export FICHE ARTICLE Les champs référence de l’article (15 caractères maximum), le libelle, le taux de TVA et la famille sont obligatoire.

Localisation sert pour indiquer ou se trouve l’article, Salle, hall, Etagère, .

Pour enregistrer l’article, cliquez sur Enregistrer.

Pour accéder aux clients cliquez sur le bouton Clients/Devis/Factures.

la création du client et ses véhicules peuvent être effectués pendant la facturation

Les petites loupes servent à chercher dans le tableau une fois affiché.

En règle générale, on crée un client pendant le devis ou la facturation, mais vous pouvez aussi le créer en cliquant sur le bouton Menu puis Nouveau.

Contient l’historique des travaux effectués sur les véhicules du client C :

Permet de gérer le courrier envoyé au client si besoin.

Contient tous les devis et factures du client affiché

Ajouter, modifier ou supprimer un véhicule du client à l’aide des 3 petits boutons entourés en rouge.

la création du client et ses véhicules peuvent être effectués pendant la facturation

Tous les données de cet écran ne sont pas obligatoires Pour enregistrer le véhicule, cliquez sur Valider.

Pour annuler la saisie utilisez le bouton Annuler.

Si vous souhaitez rappeler ce véhicule pour une raison x (Contrôle, Révision.

il faut saisir les information tout en bas, et surtout cocher l’option :

Date à rappeler A quoi sert le bouton à côté du immatricule ?

Quand vous créez un véhicule, vous ne pouvez plus entrer dans le champ immatricule.

Le seule moyen de le modifier est D’utiliser le bouton Modifier.

Pour accéder à la gestion des devis et commandes, cliquez sur Devis-Commandes-BL dans la partie Client-Devis-Facture.

La première colonne du tableau indique le type du document.

On enregistre un devis pour un client qui peut être validé ou pas

Commande et Ordre de Réparation avec date et heure de livraison du véhicule.

Ce sont ces types de commandes qui remplissent automatiquement votre planning du jour j, j+1 et j+2 mentionné au début de ce document.

Pour afficher vos devis et commandes, cliquez sur le bouton Afficher.

Attention, l’affichage est toujours en fonction des données entourées par le rectangle bleu.

Le bouton Menu puis Nouveau permet de créer un nouveau devis ou une nouvelle commande Pour afficher un devis ou commande, il suffit de double-cliquer dessus.

Pour supprimer un devis ou commande, vous le sélectionner dans le tableau, puis utiliser le bouton Menu Puis Supprimer.

Passons au concret et voyons comment créer un devis/commandes avec Ordre de réparation d’un nouveau client de a à z :

Cliquez sur le bouton Menu puis sur le bouton Nouveau de l’écran ci-dessus Voici l’écran de commande :

En haut a gauche, sélectionner Commande+OR, cela veut dire que vous connaissez la date de fin des travaux.

Sélectionner un client puis son véhicule, là il y a plusieurs façons pour le faire :

er cas Vous avez le matricule, vous le mettez dans le champs Matricule puis cliquez sur le bouton Chercher-Matricule Si le véhicule existe dans Garage-XP, il va vous le proposer automatiquement.

ème cas Utilisez bouton Select-client (1), pour sélectionner le client.

Dans ce cas, un l’écran se sélection suivant s’affiche.

Il faut d’abord chercher le client à l’aide des 2 petites loupes sur les colonnes Société et Nom.

Si le client n’existe pas, cliquez sur le bouton

pour commencer la saisie des données du véhicule :

A ce moment le client cré va apparaître dans le tableau de gauche, et il ne reste plus qu’le sélectionner puis utiliser le bouton

Une fois revenu sur l’écran de commande, Procédez à :

Sélectionnez le véhicule dans la liste des véhicules du client voir (2) -Vous saisissez la date et l’heure de livraison prévues.

Saisir les articles et services (MO) avec le bouton Articles (3)

Attribuer les travaux à un mécanicien, utiliser la liste Technicien (En haut à droite) - Ajouter un note ou remarque qui s’imprimera en bas de page de la commande -Enregistrer la commande avec le bouton

Imprimer la commande si besoin avec le bouton Edition (5) -Imprimer OR (Ordre de réparation) pour les mécanicien si besoin.

Le prix de l’article peut être modifié dans la commande.

Vous pouvez sélectionner aussi des articles commentaires, comme par exemple dans notre cas < SOUS RESERVE DE XXXXXXX>

DE TOUTE FACON, UNE FOIS DE RETOUR SUR LA COMMANDE, VOUS AVEZ TOUJOURS LA POSSIBILITE DE MODIFIER TOUT :

Le prix, le libellé et La quantité A quoi sert la colonne QtéLivr ?

C’est la quantité livrée ou le nombre d’heures de main d’œuvre effectuée.

Ils peuvent être saisie par le mécanicien pour Indiquer que le travail est terminé.

Ainsi le secrétariat, s’il est en réseau, il sera au courant des travaux en temps réel.

La gestion des factures est exactement similaire à celle des devis et commandes.

La seule différence sur ce tableau est la présence de la colonne reste à payer

Le bouton Reprise Devis permet de créer la facture à partie d’un ou plusieurs devis ou commandes déjà enregistréd.

Dans ce cas, vous n’avez même pas besoin de sélectionner un client.

Pour saisir le règlement d’une facture, il faut l’afficher, puis cliquer sur le bouton Règlement saisie(Tout en bas au milieu), Le bouton Voir permet d’afficher les règlements déjà effectués pour cette facture, car on peut la régler en plusieurs fois.

Le champ validé permet de verrouiller la facture affin qu’un autre utilisateur (non superviseur) ne puisse la modifier.

Consultation des règlements clients et fournisseurs

Cet écran permet de consulter les règlements des clients ainsi que ceux des fournisseurs.

Si vous souhaiter modifier un règlement, il suffit de double-cliquer sur sa ligne :

Relevé détaillé des clients, leurs factures et leurs règlements.

Le parc contient les véhicules des clients (voitures rouges) et ceux appartenant au garage(voitures vertes).

Pour voir le détail d’un véhicule, il suffit de double-cliquer dessus

Gestion des Fournisseurs, leurs commandes et factures La gestion des fournisseur, leurs commandes et leurs factures est identique à celle des client, etudiée ci-dessus.

Sélectionner le destinataire bouton client>

Cliquez sur le bouton avec l’image page blanche (3) Completez le texte de votre courrier (4) Enregistrez le courrier en cliquant sur le bouton

Pour importer un fichier clients, il est indispensable qu’il soit de la forme suivante :

Il doit être de la forme (Colonnes séparées par des points-virgules):

Ou bien sous la forme (Colonnes séparées par des tabulations):

SOCIETE CIVILITE NOM ADRESSE COMPLEMENT CODEPOSTAL VILLE PAYS TEL FAX MOBILE EMAIL N° COMPTE NOTE

On voit que chaque ligne du fichier est composée de 12 colonnes séparées par des points-virgules ou par tabulations.

Chaque colonne doit exister dans votre fichier, même vide Pour la colonne CIVILITE, sa valeur doit être MME, MLLE, MR ou alors ne contient rien Si c’est un fichier Excel.

SOCIETE CIVILITE NOM ADRESSE COMPLEMENT CODEPOSTAL VILLE PAYS TEL FAX MOBILE EMAIL N° COMPTE NOTE

Si une colonne n’existe pas dans votre fichier, alors créez la et ne mettez rien dedans.

Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer (bouton Loupe) Cliquez su le bouton Affiche ce fichier Vérifiez les données affichées Utiliser les 2 boutons Sélection/Désélection si besoin Cliquez sur le bouton Importer le fichier

Filtrer la recherche des client à afficher si besoin (Département, Ville, .

Cliquez sur Chercher Cliquez sur le bouton Dans Fichier Texte, si vous souhaitez avoir un Fichier Texte Cliquez sur le bouton Dans Fichier Excel, si vous souhaitez avoir un Fichier Excel

  • Droits d’accès par utilisateur (qui fait quoi)
  • Gestion du stock pièces détachées
  • Gestion du parc des voitures en vente
  • Gestion des clients et leurs véhicules avec historiques
  • Devis muni d’un suivi des travaux à effectuer cochés par les mécaniciens sur un autre ordinateurs en réseau
  • Facturation à partir d’un devis.
  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Gestion des rappels de véhicules pour contrôle, révision...
  • Comptabilité simplifié (disquette pour le service de comptabilité)
  • Tableau de bord avec statistiques en 1 clic

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